国土防災技術様よりご依頼いただき、委員会のハイブリッド配信を行いました

国土防災技術株式会社様よりご依頼をいただき、国の事業に関する委員会のハイブリッド配信を担当させていただきました。

今回の会議は、会場に参加される方と、遠方などからオンラインで参加される方をつなぐハイブリッド形式での開催です。

会議の具体的な内容については詳しくご紹介できませんが、今回のような委員会や会議では、関係者全員が同じ場所へ集まることが難しいケースも少なくありません。

遠方から参加される方はもちろん、前後に別の予定がある方、出張中の方など、それぞれ異なる場所からでも参加できるのがオンライン会議の大きなメリットです。

また、現在ではZoomやMicrosoft Teamsなどを使ったオンライン会議は、企業の日常業務としてすっかり定着しています。

その一方で、会場参加とオンライン参加を組み合わせるハイブリッド会議となると、カメラや音声、インターネット回線、配信機器など、通常のオンライン会議よりも準備することが増えてきます。

今回は、そんなハイブリッド会議のメリットと、配信業者へ依頼する意味についてご紹介します。

会場参加とオンライン参加を組み合わせたハイブリッド会議

ハイブリッド会議とは、会議室などの会場に集まる参加者と、オンラインから参加する方が同じ会議に参加する開催方法です。

全員がオンラインで参加するWeb会議とは異なり、

「会場で直接参加したい方は会場へ」

「遠方などから参加する方はオンラインで」

と、それぞれの状況に合わせて参加方法を選ぶことができます。

今回の委員会についても、このハイブリッド形式で開催されました。

会場では通常の会議として進行しながら、その映像や音声をオンライン側にも届け、離れた場所にいる参加者とも同じ時間に会議を進めていきます。

オンライン会議が一般的になった現在では、「対面かオンラインか」の二択ではなく、必要に応じて両方を組み合わせるという考え方も定着しつつあります。

遠方からでも会議に参加できる

ハイブリッド会議の大きなメリットのひとつが、場所に左右されず参加できることです。

たとえば東京で開催される会議に、長野、大阪、福岡など遠方から参加する場合、従来であれば現地まで移動する必要がありました。

1～2時間程度の会議であっても、その前後に新幹線や飛行機などでの移動時間が発生します。

場合によっては、会議そのものよりも移動時間の方が長くなることもあります。

オンライン参加が可能であれば、会社のオフィスや自宅、出張先など、インターネットへ接続できる環境から参加できます。

特に、さまざまな地域や立場の関係者が参加する委員会では、全員に会場まで来てもらうよりも、オンラインという選択肢を用意することで参加へのハードルを大きく下げることができます。

移動中や出張先からでも参加しやすい

オンライン参加のメリットは、単純に「遠方だから便利」ということだけではありません。

仕事をしていると、一日の中に複数の予定が入ることがあります。

午前中は別の場所で打ち合わせ、午後から委員会、その後にまた別の予定がある、といったケースも珍しくありません。

すべての会議へ対面で参加しようとすると、移動だけでも大きな負担になります。

ハイブリッド会議であれば、状況によっては出張先や移動の合間などからオンラインで参加することもできます。

もちろん、通信環境や安全に参加できる場所を確保する必要はありますが、「会議が開かれる場所に行かなければ参加できない」という制約がなくなることは大きなメリットです。

全員が集まるよりスケジュール調整がしやすい

もうひとつ、ハイブリッド会議の大きなメリットが、参加者のスケジュールを調整しやすくなることです。

参加者が増えれば増えるほど、「全員が同じ日に、同じ場所へ集まれる日」を探すことは難しくなります。

特に、複数の企業や団体から参加者が集まる委員会では、それぞれ本来の業務や出張予定などもあります。

対面参加だけを前提にすると、

「その時間は空いているけれど、移動時間を考えると参加できない」

ということも起こります。

オンライン参加が可能であれば、

「この時間だけなら参加できる」

という選択肢が生まれます。

会議そのものが2時間であれば、その2時間を確保できれば参加できる可能性が高くなります。

これは参加する側だけでなく、会議を主催する側にとっても大きなメリットです。

必要なメンバーが参加できる日程を組みやすくなり、会議自体を開催しやすくなります。

ハイブリッド配信は、単なる映像配信の仕組みではなく、会議を成立させやすくするための仕組みでもあります。

オンライン会議が日常になった今だからこそのハイブリッド形式

数年前までは、オンライン会議というだけで、

「接続できるだろうか」

「マイクはどうしたらよいのか」

「画面共有はできるのか」

といった不安を感じる方も多かったと思います。

しかし現在では、多くの企業でオンライン会議が日常的に使われています。

社内会議、取引先との打ち合わせ、採用面接、研修、説明会など、さまざまな場面でオンラインが活用されています。

オンライン会議自体が特別なものではなくなったからこそ、現在は、

「対面かオンラインか」ではなく、「両方をどう使い分けるか」

という段階に入っていると感じます。

重要な説明や対面でのコミュニケーションを重視する方は会場へ参加する。

移動が難しい方はオンラインで参加する。

それぞれの事情に合わせて参加方法を選べることが、ハイブリッド開催の大きな強みです。

ハイブリッド会議では準備することが意外と多い

一方で、ハイブリッド会議は、単純に会議室へパソコンを1台置いてZoomなどを立ち上げればよい、というものでもありません。

少人数のWeb会議であれば、ノートパソコンとWebカメラだけでも十分対応できます。

しかし、会場に複数の参加者がいて、さらにオンライン参加者もいる場合には、会場とオンラインの双方を考える必要があります。

たとえば、

カメラの準備と画角調整
会場マイクの準備
オンライン側へ送る音声の調整
オンライン参加者の音声を会場へ戻す設定
パソコンや配信機器の接続
インターネット回線の確認
Zoomなどオンライン会議システムの設定
資料や画面共有の確認
会議開始前の接続テスト

など、事前に準備しておくことが多数あります。

さらに会議が始まってからも、

「オンライン側に音声が届いているか」

「オンライン参加者の声が会場で聞こえるか」

「画面共有は正常に表示されているか」

などを確認しながら運営する必要があります。

配信を業者に任せる最大のメリットは「会議に集中できること」

現在では、多くの企業が自社でオンライン会議を行うことができます。

そのため、

「Zoomなら自分たちでもできるのでは？」

と思われることもあると思います。

もちろん、通常のオンライン会議であれば、自社で行うのが一番手軽です。

では、ハイブリッド会議で専門業者を入れる最大のメリットは何か。

それは、配信に関する準備や当日の対応を任せることで、主催者が本来の仕事に集中できることだと考えています。

会議の主催者や事務局には、本来やるべきことがたくさんあります。

議題の整理、資料の準備、参加者への連絡、会議の進行、質疑応答への対応などです。

そこにさらに、

カメラは映っているか。

音声はオンライン側へ届いているか。

誰かが接続できていない。

マイクの音量を調整しなければならない。

といった配信対応まで加わると、会議そのものに集中しにくくなります。

配信部分を専門業者に任せることで、主催者の皆さまは**「配信をすること」ではなく、「会議を行うこと」に集中できます。**

これは、ハイブリッド配信を外部へ依頼する大きな価値だと思います。

特に、国や自治体に関連する委員会、複数企業が参加する会議、年に数回しか開催しない重要な会議などでは、できるだけ配信トラブルを避けたいものです。

「オンライン会議を自社でできること」と「ハイブリッド会議を安定して運営すること」は、少し別の話です。

ジェイ動画では、配信機材の準備から接続、音声・映像の確認、当日の配信対応までを担当し、主催者の皆さまが本来の会議に集中できる環境づくりをサポートしています。

委員会・会議のハイブリッド配信もご相談ください

今回は、国土防災技術株式会社様よりご依頼いただき、国の事業に関する委員会のハイブリッド配信を担当させていただきました。

オンライン会議が定着した現在、企業や行政、各種団体の会議についても、必ずしも「全員が同じ場所へ集まる」必要はなくなっています。

会場で参加したい方は会場へ。

遠方の方や移動が難しい方はオンラインから。

その両方を組み合わせることで、参加者の負担を減らしながら、スケジュールを調整しやすい会議を開催できます。

さらに配信部分を専門業者へ任せることで、主催者や事務局の皆さまは、機材や接続を気にすることなく、本来の会議運営に集中できます。

ジェイ動画では、

委員会
社内・社外会議
各種協議会
説明会
報告会
セミナー
講演会
総会

など、さまざまな会議・イベントのハイブリッド配信に対応しています。

「会議室とオンラインをつないで会議を開催したい」

「遠方の参加者を含めた委員会を開催したい」

「Zoomなどは使えるが、会場側の配信準備まで担当する余裕がない」

「当日の機材や配信対応は専門スタッフに任せたい」

といった段階からでもご相談ください。

会場の環境や参加人数、会議の進行方法などに合わせて、適したハイブリッド配信をご提案します。

会議や委員会のオンライン・ハイブリッド開催をご検討の際は、ぜひジェイ動画までお気軽にご相談ください。

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Satoko